行政办公室的接待工作内容和特点

　　行政办公室的接待工作是一件细心的工作，那内容和特点具体有哪些呢? 　　行政办公室接待工作内容 　　行政办公室接待工作的主要内容包括以下几方面：第一，迎接来访人员。迎接来访人员是接待工作的第一个环节，这一环节需要提前与对方接洽，知晓来访时间、人员，并根据来访人员的目的、规模安排相关行政工作人员做好欢迎活动的准备。第二，安排好来访人员的行程。在于对方充分沟通的前提下，为来访人员制定访问期间的行程安排，并在征求对方同意后，制定相应的接待方案。第三，做好食宿接待工作。根据来访人员数量、级别，安排相应的食宿接待项目，为来访人员在访问期间提供舒适的居住和饮食服务。第四，协调办理访问事项。就来访人员的访问目的，做好访问期间的具体事务协调工作，按照事先的接待方案，做好交通服务、意见传递工作，确保来访人员能够准时抵达访问地或及时转场，并及时解决来访人员提出的要求和问题。第五，做好欢送工作。结束来访形成后，接待人员需要按照事先制定的方案，做好欢送活动，让来访人员满意而归。 　　行政办公室接待工作特点 　　行政办公室接待工作具有以下特点：第一，时效性。来访人员一般都有一定的访问期限，在不同访问事项间，也需要系统的时间安排，并做到事项间的紧密衔接。第二，突然性。有些来访人员是突然抵达的，这时的接待工作就存在立即启动的问题，这种突然性的接待对组织行政接待能力是一次巨大的考验。第三，接待方案的可变性。由于来访人员有临时的访问需求或是组织接待工作因特殊情况需要作出调整，接待工作中时常会出现对接待方案的变动和调整，这也就需要接待人员能够根据方案的改变而做好相关的沟通、协调和服务工作。 　　细节管理 　　行政办公室接待工作的细节管理决定了接待工作质量的好坏。接待工作的细节管理主要体现在服务的细节上，如：准时迎接来宾，为来宾安排舒适的客房，针对来宾的需求和个人习惯提供可口的饮食服务。如有会议或集体活动安排，还需做好现场的服务和协调工作，例如文件资料的准备和送达，会议现场的布置，设备的调试，现场茶水服务等。 　　行政办公室接待工作的主洛阳年会策划公司要问题 　　(一)计划安排不到位 　　由于接待工作具有一定的突然性，很有可能会导致接待方的措手不及。这一问题尤其表现在计划工作不到位。接待方没有及时制定出周密的接待计划，对来宾的访问行程安排、时间控制、接待人员的安排等没有细致考量，导致了接待过程中手忙脚乱、频频出错。 　　(二)沟通协调机制不完善 　　接待工作并不是仅仅依靠行政办公室的人员就能完成的，这项工作还需要与其他部门的紧密协调和配合。例如，接待人员需要与酒店联系住宿和餐饮服务，需要预定会议活动的场馆，需要与来宾接洽了解来宾的具体需求，并及时将来宾需求反馈给借贷方等等。这些沟通协调工作是确保接待工作顺利进行的重要保证。然而，目前有很多单位在接待过程中没能做好沟通协调工作，使得来宾的意见得不到及时的传达，需要办理的接待事项没有及时办妥，影响了接待的质量。 　　(三)接待人员的素质有待提高 　　接待工作的主体组织行政办公室的工作人员，这部分人员的素质决定了接待工作的质量和效率。目前有些组织的接待人员的专业素质不高，表现为时间观念不强、服务技能缺乏、组织协调能力差、工作责任心不强等。 　　办公室接待工作六要素 　　记叙文写作有六要素，即：时间、地点、人物、起因、经过、结果。类似的，在接待工作中也相应存在六要素:时间、地点、来宾、事前、事中、事后。分别与记叙文的六要素对应，但却有自己不同的内涵和功用。在实际工作中，接待不仅仅是各项具体接待礼仪的熟练掌握，也是一种具有普遍意义认识规律的总结。只有抓住这六要素，将之正确地运用于日常接待，才能最大限度地避免失误。 　　(一)时间是我们日常生产生活的重要尺度和依据。每遇到一项接待任务，第一反应应该是立即理清此项接待任务所包含的所有时间要素。如来宾出发、到达、参观和交流座谈时间等，并借此确定我方人员的准备、迎接和陪同时间。需要注意的是，由于时间的单向流动性，在涉及与时间有关的具体安排时，一定要留足充分的缓冲回旋余地，防止因为突发事件引起时间上的冲突和误差。同时，在确定的时间范围内，要根据来宾行程的变动和己方实际的接待条件，灵活调整不同活动的时间顺序，例如考虑乘坐不同的交通工具，选择不同参观路线对具体时间的影响，一成不变只会造成接待工作的被动。 　　洛阳庆典礼仪公司(二)地点与时间存在一种不可分割的辩证关系。在清楚接待任务中的相关时间信息后，下步应将来宾当前的位置、沿途经过的地点、迎接的地点以及座谈、参观、宴请、住宿等有关地点的情况了然于胸。将各时间点与不同地点一一对应，通过合理的路线设计，将这些地点连接起来，形成一幅条理清晰、脉络分明的接待路线图。在具体接待中，时间和地点往往是相互影响的，地点选择的恰当，可以为工作争取时间，时间控制得合适，也可以为地点的变化提供更多的选择，因此，应充分考虑各个地点的周边环境以及地点变换中可能出现的情况，保证接待服务顺畅有序。 　　(三)来宾是接待工作直接面对的对象。来宾满意与否是接待水平最直接的体现和反映，决定了接待的成败。因此，不能简单地停留在了解来宾的人数、姓名、年龄、性别、民族和职务等客观信息，停留在关注这些客观信息的变化上，更重要的是在接待中，能综合分析这些信息中所蕴涵的内在特性，根据不同的环境背景，随时把握人物的心理需求和情绪动态。知己知彼，再利用各种礼仪规范，以热心、耐心和细心服务来宾，就可避免接待成为流水线上冷冰冰的作业流程，虽然正确但是缺乏必要的感情和打动人心的力量。简言之，宾至如归是接待的服务理念，只有让来宾体会到一种自然、温馨和美好的感受，才能给来宾留下难以忘怀的印象，才能使接待工作在众多的工作中脱颖而出，创造并打响自己的服务品牌。 　　(四)接待前的重点是做好各项工作的计划安排。事前考虑周全，尽可能将所有可能出现的情况和应对方式准备充分。在此基础上，制定详细周密的接待方案。按照来访目的和己方领导的要求指示，整体考虑接待行程，合理安排吃、住、行、观、谈等各个方面。计划的优点，一是可以尽量避免接待中出现未知事项，使整个接待流程处在可控的范围内。二是即使接洛阳模特公司待中出现事先未预料到的变化，也可以做到临事不慌、有条不紊，避免因时间紧迫、头绪诸多而出现手足无措或遗漏事项的情况。 　　(五)接待中的重点是充分把握接待工作的灵活性特点。因地制宜，因时制宜，以接待方案和计划为依托，以具体的接待礼仪规范为框架，但又不拘泥于接待方案和具体礼仪，灵活机动地处理接待中遇到的问题。这就好比下象棋，开局通常有一定的章法和套路，每个棋子也都有自己的移动规则，但是棋入中盘，更多就是在遵守规则前提下的随机应变、出奇制胜。因此，要根据来宾的需求变化及时调整自己的接待行为，使自己的服务紧跟来宾的步伐，同时，不断增强主动服务的意识，某些情况下要实现超前服务，让来宾能不时体验到一种惊喜和满足，从而更好地提升自身接待工作的满意度。 　　(六)接待后的重点是做好收尾工作和接待经验的总结提炼。某些接待在来宾离去之后，仍会有一些后续工作，比如相关材料的整理发送和照片、纪念品的发放。这些工作一般较为琐细且处理周期长，在缺少接待氛围的情况下处理，很容易因为放松和懈怠而出现拖延或遗忘的情况，因此，要特别注意后续工作的检查销项，防止“行百里者半九十”的情形发生。做好接待经验的总结提炼工作是接待工作不可或缺的环节，不能因为一次接待任务的完成而心满意足。但凡经验都具有连续性和继承性，要从每次接待中找出具有普遍性、规律性的经验，将之上升为理论方法固化下来，并在今后的接待中不断检验补充完善。对于能体现接待特色的独有做法，要将之归纳整理，形成不断完善的接待案例，以备日后工作查漏补缺、借鉴使用，使接待工作既符合一般的礼仪程序，又具有自己独特的风格。 　　以上所说的六要素，共同构成接待工作的有机整体。不同要素之间的关系是相辅相成、不可分割的。在整体把握六要素的基础上，抓住不同要素的特点，就能基本保证接待任务不出差错。当然，不出差错不是我们接待的目的，也不等于工作出色，要成为一个接待有心人，还要注意在日常工作中保持积极负责的心态和旺盛的工作热情，多留心，多学习，养成敏锐的洞察力，耐心细致的工作作风，同时，不断提升自身的道德素养，培养深厚的文化底蕴，只有这样，才能在在接洛阳庆典公司待工作中由循规蹈矩走向收放自如。